Обновлена 4 февраля 2026 г. в 16:15
Уведомления для пользователей
В сервисе реализована автоматическая отправка уведомлений по разным каналам связи: СМС, электронная почта, Telegram.
Уведомления, которые получают пользователи от сервиса VK HR Tek, отправляются только с электронных адресов:
Если уведомления от сервиса не приходят, попробуйте добавить эти адреса в список доверенных (белый список).
Уведомления сервиса VK HR Tek могут поступать разным группам пользователей: сотрудникам, кандидатам, представителям компании, руководителям.
По умолчанию для разных групп пользователей предусмотрены следующие уведомления:
Группа | Событие, предшествующее отправке уведомления | Тема уведомления | СМС | Email | Время отправки (МСК) |
Сотрудник | У сертификата УНЭП статус "Выпущен" | Успешный выпуск УНЭП | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Изменились паспортные данные пользователя | Автоматический перевыпуск УНЭП из-за изменения паспортных данных сотрудника | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Истек срок действия сертификата | Автоматический перевыпуск УНЭП из-за истечения срока годности УНЭП | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Сотрудник добавлен в компанию + отправлено приглашение | Приглашение сотруднику зарегистрироваться в КЭДО | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Регистрация в КЭДО: смена телефона | Изменение номера телефона в сервисе HR Tek | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Активный этап заявки перешел на сотрудника и действие, которое привело к этому этапу, выполнено другим пользователем | Переход активного этапа заявки на сотрудника | Да | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Заявка отменена | Необходимо подписать в отделе кадров документы для заявки «{Название типа заявки} с {даты начала} по {дату окончания}»! | Да | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Есть заявка с активным этапом на сотруднике пользователя | Активный этап заявки на сотруднике | Да | Да, если указан email для инвайтов | 10:00 |
Сотрудник | Активный этап заявки с графиком отпусков перешёл на сотрудника (график отпусков) | График отпусков на {номер года} год в {Название компании} | Да | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Возврат на доработку сотруднику | Вернули на доработку «{Название типа заявки}» | Да | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Возврат на доработку сотруднику (график отпусков) | Вернули на доработку график отпусков на {номер года} год в {Название компании} | Да | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Создатель заявки | Переход активного этапа на создателя заявки | Проверить заявку в компании {Название компании} | Нет | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Создатель заявки | Возврат на доработку создателю заявки | Вернули на доработку заявку сотрудника {Название компании} | Нет | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Кандидат | Этап кандидат-заявки перешел на кандидата, анкета с оффером отправлена на заполнение кандидату | Предложение о работе в {Название компании} | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Кандидат | Кандидат-заявка успешно завершена | Прием документов успешно завершен | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Кандидат | Этап кандидат-заявки перешел на кандидата, анкета без оффера | Анкета отправлена на заполнение кандидату | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Кандидат | Возврат на доработку кандидату | Вернули на доработку анкету для приёма в {Название компании} | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | До конца срока действия УКЭП осталось N дней | Истечение срока действия УКЭП | Нет | Да | 11:00 |
Представитель компании | Есть заявки с активными этапами на группе(ах) пользователя и/или его дочерних группах | Необходимость обработать заявки в КЭДО | Нет | Да | 10:00 |
Представитель компании | Есть заявки, отмененные по дедлайну с результатом «Обработать в бумаге» | Необходимость обработать заявки в бумаге | Нет | Да | 10:00 |
Представитель компании | Уволен сотрудник пользователя, у которого были группы в компании | Увольнение представителя компании | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Документ был подписан Госключом после отмены заявки | Подписаны документы в отмененной заявке (Госключ) | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Кандидат-заявка перешла на пользователя, который стартовал заявку | Кандидаты: требуется действие от создателя анкеты | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Кандидат-заявка отменена | Кандидаты: отмена кандидата | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Есть кандидат-заявки с активными этапами на группе(ах) пользователя и/или его дочерних группах | Кандидаты: требуется действие | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Есть заявки для планирования графика отпусков с активными этапами на представителе компании | Согласование графиков отпусков на <год планирования> год | Нет | Да | 10:00 |
Представитель компании | Истек срок действия токена или осталось Х дней до истечения срока токена | Истек срок действия токена для работы в КЭДО или Токен для работы в КЭДО: осталось <количество дней> | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Активный этап заявки подчиненного перешел на его руководителя (по любому методу выбора руководителя) | Проверить в КЭДО заявку сотрудника «{Название компании}» | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Этап заявки с планированием графика отпусков сотрудника перешел на его руководителя | Согласовать график отпусков на <год планирования> год: <ФИО сотрудника> | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Возврат на доработку руководителю | Вернули на доработку заявку сотрудника {Название компании} | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Переход активного этапа заявки на ассистента | Проверить заявку в компании {Название компании} | Нет | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Возврат на доработку ассистенту | Вернули на доработку заявку сотрудника {Название компании} | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Переход активного этапа на ассистента (график отпусков) | Согласовать график отпуска на {номер года} год: {ФИО сотрудника} | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Компания совместно с менеджером ВК может настроить кастомные уведомления. Для этого направьте заполненный файл Параметры настройки уведомлений на адрес поддержки support@hrtek.ru.
Для заполнения файла:
- Вносите данные в поля, выделенные только зеленым цветом.
- Укажите название своего юрлица.
- Выделите цветом необходимые настройки в таблицах для сотрудника, представителя компании, руководителя, корпоративных документов.
- Для выбранной настройки укажите необходимые данные в зеленой ячейке.
- Для отправки каждого вида уведомлений можно выбрать один или два канала связи — Email и Telegram. По умолчанию в таблице выделены оба варианта.
- Укажите время для рассылки уведомлений (будние дни или будни с выходными).
- Перечислите бизнес-процессы, по которым будут приходить уведомления.
- Сохраните файл.
По запросу компании разные группы пользователей могут получать по Email и Telegram дополнительные уведомления:
Группа | Событие, предшествующее отправке уведомления | Тема уведомления | Email | Telegram | Время отправки (МСК) |
Сотрудник | Активный этап заявки перешел на сотрудника и действие, которое привело к этому этапу, выполнено другим пользователем | Необходимо {Действие} документы по заявке «{Название типа заявки}» | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Активный этап заявки на сотруднике и до дедлайна этапа > Х дней (включая сегодняшний день) | Подписание документов по заявке «{Название типа заявки}» | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Активный этап заявки на сотруднике и до дедлайна этапа <= Х дней (включая сегодняшний день) | Подписание документов по заявке «{Название типа заявки}» | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Заявка завершена с отменой | Заявка отменена | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Выполнилась финишная нода заявки сотрудника (нет активных или завершенных с отменой этапов) | Заявка успешно завершена | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Переход активного этапа заявки с планированием графика отпусков на сотрудника | График отпусков на <год планирования> год в <Компания> | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Заявка с планированием графика отпусков успешно завершена | Согласован график отпусков на <год планирования> год в <Компания> | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Этап заявки с планированием графика отпусков на сотруднике, до дедлайна <= Х дней | Срок планирования графика отпусков подходит к концу | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | До окончания срока действия МЧД осталось Х дней | Важно! Истекает срок действия МЧД | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Нет ознакомления с корп. документом. Есть версия ЛНА, с которой должен ознакомиться сотрудник | Ознакомление с корпоративными документами компании | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Корп. документ X дней на ознакомлении. С публикации версии ЛНА прошло Х дней (исключая день публикации, включая сегодняшний) и сотрудник не ознакомился с версией | Ознакомление с корпоративными документами компании | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Возврат на доработку сотруднику | Вернули на доработку «{Название типа заявки}» | Да | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Возврат на доработку сотруднику (график отпусков) | Вернули на доработку график отпусков на {номер года} год в {Название компании} | Да | Да, если указан email для инвайтов | с 9:00 до 21:00 |
Создатель заявки | Возврат на доработку создателю заявки | Вернули на доработку заявку сотрудника | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Создатель заявки | Активный этап заявки перешел на создателя и действие, которое привело к этому этапу, выполнено другим пользователем | Этап перешел на создателя | Нет | Да | Настройка времени отправки |
Создатель заявки | Активный этап заявки на создателе и до дедлайна этапа > Х дней (включая сегодняшний день) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Настройка времени отправки |
Создатель заявки | Активный этап заявки на создателе и до дедлайна этапа <= Х дней (включая сегодняшний день) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Есть заявки с активными этапами на группе(ах) пользователя и/или его дочерних группах | Необходимость обработать заявки в КЭДО | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Есть заявки с активными этапами на группе(ах) пользователя | Необходимость обработать заявки в КЭДО (только свои) | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Активный этап заявки перешел на группу пользователя +дедлайн при наличии (для массовых заявок дополнительно обязательное условие — предыдущий этап был на сотруднике) | Необходимо обработать заявку | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Этап заявки с планированием графика отпусков перешёл на группу | Согласовать график отпусков на <год планирования> год: <ФИО сотрудника> | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Приближается дедлайн этапа на группе в заявке с планированием графика отпусков. Уведомление направляется только для роли «Менеджер графика отпусков» | Согласовать график отпусков на <год планирования> год: <ФИО сотрудника> | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | График отпусков успешно завершен. Уведомление направляется только для роли «Менеджер графика отпусков» | Завершен сбор графиков отпусков на <год планирования> год (<Название компании>) | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Приближается дедлайн заявок с планированием графика отпусков. Уведомление направляется только для роли «Менеджер графика отпусков» | Сроки планирования графиков отпусков подходят к концу | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | До окончания срока действия МЧД осталось Х дней. Уведомление направляется только для роли «Редактор МЧД» | Важно! Истекает срок действия МЧД (список сотрудников) | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Уволен сотрудник с МЧД. Уведомление направляется только для роли «Редактор МЧД» | Важно! Увольняется пользователь с действующей МЧД | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Включен доступ по профилями сотрудников | Обратите внимание: включен безопасный доступ по профилями сотрудников | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Отключен доступ по профилями сотрудников | Обратите внимание: отключен безопасный доступ по профилями сотрудников | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Профиль не используется представителями компании | Обратите внимание: профиль не используется представителями компании <Компания> | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Отказ от подписания | Отказ от подписания заявки «<Тип заявки>» | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Возврат на доработку представителю компании | Вернули на доработку заявку сотрудника | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Задача не выполнена сотрудником. До дедлайна < X дней | Заявки, необработанные в срок сотрудниками | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Нет ознакомления с корп. документом от сотрудника | Сотрудники не подписали корп. документ {Название корп. документа} в срок | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Активный этап заявки подчиненного перешел на его руководителя (по любому методу выбора руководителя) | Этап перешел на руководителя | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Активный этап заявки подчиненного перешел на его руководителя (по любому методу выбора руководителя) и до дедлайна > Х дней (включая сегодняшний) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Настройка времени отправки |
Руководитель | Активный этап заявки подчиненного перешел на его руководителя (по любому методу выбора руководителя) и до дедлайна <= Х дней (включая сегодняшний) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Настройка времени отправки |
Руководитель | Этап заявки с планированием графика отпусков сотрудника перешел на его руководителя | Согласовать график отпусков на <год планирования> год: <ФИО сотрудника> | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Приближается дедлайн подчинённых в заявках с планированием графика отпусков | Сроки заполнения графиков отпусков на <год планирования> год подходят к концу | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Создано планирование графиков отпусков | Создано новое планирование графиков отпусков | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Необходимость обработать заявки подчиненных в КЭДО | Заявки подчиненных ожидают ваших действий в КЭДО | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Возврат на доработку руководителю | Вернули на доработку заявку сотрудника | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Задача не выполнена подчинённым сотрудником. До дедлайна < X дней | Заявки, необработанные в срок подчинёнными | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Нет ознакомления с корп. документом от сотрудника | Сотрудники не ознакомились с корп. документом {Название корп. документа} | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Этап перешел на ассистента (график отпусков) | Этап перешел на ассистента (график отпусков) | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Активный этап заявки перешел на ассистента и действие, которое привело к этому этапу, выполнено другим пользователем | Этап перешел на ассистента | Нет | Да | Настройка времени отправки |
Ассистент руководителя | Активный этап заявки на ассистенте и до дедлайна этапа > Х дней (включая сегодняшний день) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Настройка времени отправки |
Ассистент руководителя | Активный этап заявки на ассистенте и до дедлайна этапа <= Х дней (включая сегодняшний день) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Настройка времени отправки |
Ассистент руководителя | Необходимость обработать заявки сотрудников в КЭДО | Заявки сотрудников ожидают ваших действий в КЭДО | Да | Да | Настройка времени отправки |
Ассистент руководителя | Возврат на доработку ассистенту | Вернули на доработку заявку сотрудника | Нет | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Нет ознакомления с корп. документом от сотрудника | Сотрудники не подписали корп. документ {Название корп. документа} в срок | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Чтобы сотрудник смог получать уведомления в Telegram, он должен самостоятельно подключить уведомления от Telegram-бота в Профиле.
Лимит на ежедневные повторы уведомлений по этапу заявки без дедлайна — 5 СМС.
Все дедлайны и уведомления рассчитываются с учётом индивидуального рабочего графика сотрудника.
Что это значит:
- Дата завершения этапа теперь выпадает на рабочий день исполнителя, а не на календарный.
- Уведомления приходят:
- за N рабочих, а не календарных дней до события;
- или через N рабочих дней после события.
- Учитывается график:
- получателя уведомления;
- или сотрудника, о котором идет речь в уведомлении.
Больше никаких писем «в выходной» или некорректных сроков.