Уведомления для пользователей
В сервисе реализована автоматическая отправка уведомлений по разным каналам связи: СМС, электронная почта, мессенджер Telegram, мессенджер MAX (бот «Полезные уведомления», бот «Коды подтверждения»).
Уведомления, которые получают пользователи от сервиса VK HR Tek, отправляются только с электронных адресов:
Если уведомления от сервиса не приходят, попробуйте добавить эти адреса в список доверенных (белый список).
Уведомления сервиса VK HR Tek могут поступать разным группам пользователей: сотрудникам, кандидатам, представителям компании, руководителям.
По умолчанию для разных групп пользователей предусмотрены следующие уведомления:
Группа | Событие, предшествующее отправке уведомления | Тема уведомления | СМС | MAX | Время отправки (МСК) | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Сотрудник | У сертификата УНЭП статус "Выпущен" | Успешный выпуск УНЭП | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Истёк срок действия сертификата УНЭП | Необходимо перевыпустить ЭП | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Сотрудник добавлен в компанию и отправлено приглашение | Приглашение сотруднику зарегистрироваться в КЭДО | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Необходимо подтвердить выпуск УНЭП на Госуслугах | Подтвердите выпуск УНЭП на Госуслугах | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Активный этап заявки перешёл на сотрудника и действие, которое привело к этому этапу, выполнено другим пользователем | Переход активного этапа заявки на сотрудника | Да | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Есть заявка с активным этапом на сотруднике пользователя | Активный этап заявки на сотруднике | Да | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Да | 10:00 |
Сотрудник | Активный этап заявки с графиком отпусков перешёл на сотрудника (график отпусков) | График отпусков на {год планирования} год в {Компания} | Да | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Возврат на доработку сотруднику | Вернули на доработку «{Название типа заявки}» | Да | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Возврат на доработку сотруднику (график отпусков) | Вернули на доработку график отпусков на {год планирования} год в {Компания} | Да | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Заявка отменена, истёк срок для онлайн подписания документов для заявки | Необходимо подписать в отделе кадров документы для заявки «{Название типа заявки} с {даты начала} по {дату окончания}» | Да | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Регистрация в КЭДО: смена телефона | Изменение номера телефона в сервисе HR Tek | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | До конца срока действия сертификата УКЭП осталось N дней | Истекает УКЭП | Нет | Да | Нет | 11:00 |
Создатель заявки | Переход активного этапа на создателя заявки | Проверить заявку в КЭДО | Нет | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Создатель заявки | Возврат на доработку создателю заявки | Вернули на доработку заявку сотрудника {Компания} | Нет | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Кандидат | Этап кандидат-заявки перешёл на кандидата, анкета с оффером отправлена на заполнение кандидату | Предложение о работе в {Компания} | Да | Нет | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Кандидат | Приём документов в компанию успешно завершён | Анкета для приёма в {Компания} | Да | Нет | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Кандидат | Необходимо предоставить информацию и документы для оформления в компанию | Анкета для приёма в {Компания} | Да | Нет | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Кандидат | Возврат на доработку кандидату | Вернули на доработку анкету для приёма в {Компания} | Да | Нет | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Есть заявки с активными этапами на группе(ах) пользователя и/или его дочерних группах. Необходимо обработать заявки в КЭДО | Проверить заявку в КЭДО | Нет | Да | Нет | 10:00 |
Представитель компании | Есть заявки, отменённые по дедлайну с результатом «Обработать в бумаге» | Заявки из КЭДО в бумагу ({список заявок}) | Нет | Да | Нет | 10:00 |
Представитель компании | В компании уволен сотрудник, который работал в КЭДО от лица компании, удалены его группы | Уволен представитель компании | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Кандидат-заявка перешла на пользователя, который стартовал заявку | Кандидаты: требуется действие | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Документы подписаны после отмены заявки, так как в HR Tek заявка была отменена вручную или по дедлайну, но документы в приложении Госключ были ещё доступны для подписи | Подписаны документы в отмененной заявке (Госключ) | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Отменена форма для оформления кандидата (кандидат-заявка) | Кандидаты: отмена кандидата | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Требуется участие в работе по оформлению кандидатов | Кандидаты: требуется действие | Нет | Да | Нет | 10:00 |
Представитель компании | Есть заявки для планирования графика отпусков с активными этапами на представителе компании, Графики отпусков ожидают согласования | Согласование графиков отпусков на {год планирования} год | Нет | Да | Нет | 10:00 |
Представитель компании | Истек срок действия токена или осталось Х дней до истечения срока действия токена | Истек срок действия токена для работы в КЭДО или Токен для работы в КЭДО: осталось {количество дней} | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Активный этап заявки подчинённого перешёл на его руководителя | Проверить/Ознакомиться с заявкой в КЭДО | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Этап заявки с планированием графика отпусков сотрудника перешёл на его руководителя | Согласовать график отпусков на {год планирования} год: {ФИО сотрудника} | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Возврат на доработку руководителю | Вернули на доработку заявку сотрудника {Компания} | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Переход активного этапа заявки на ассистента | Проверить заявку в КЭДО | Нет | Да, если email указан как канал для приглашения сотрудников | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Возврат на доработку ассистенту | Вернули на доработку заявку сотрудника {Компания} | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Переход активного этапа на ассистента (график отпусков) | Согласовать график отпуска на {год планирования} год: {ФИО сотрудника} | Нет | Да | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Компания совместно с менеджером ВК может настроить дополнительные уведомления. Для настройки дополнительных уведомлений направьте заполненный файл Параметры настройки уведомлений на электронный адрес поддержки support@hrtek.ru.
Для заполнения файла:
- Внесите данные только в поля, выделенные зеленым цветом.
- Укажите название своего юрлица.
- Выделите цветом необходимые настройки в таблицах для сотрудника, руководителя, представителя компании, создателя, ассистента.
- Для выбранной настройки укажите необходимые данные в зеленой ячейке.
- Для отправки каждого вида уведомлений можно выбрать каналы связи.
- Укажите время для рассылки уведомлений.
- Перечислите бизнес-процессы, по которым будут приходить уведомления.
- Сохраните файл.
По запросу компании разные группы пользователей могут получать по электронной почте (Email), в мессенджер Telegram или мессенджер MAX дополнительные уведомления:
Группа | Событие, предшествующее отправке уведомления | Тема уведомления | Telegram | MAX | Время отправки (МСК) | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Сотрудник | Активный этап заявки перешёл на сотрудника и действие, которое привело к этому этапу, выполнено другим пользователем | Необходимо {Действие} документы по заявке «{Название типа заявки}» | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Активный этап заявки на сотруднике и до дедлайна этапа > Х дней (включая сегодняшний день) | Подписание документов по заявке «{Название типа заявки}» | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Активный этап заявки на сотруднике и до дедлайна этапа <= Х дней (включая сегодняшний день) | Подписание документов по заявке «{Название типа заявки}» | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Заявка завершена с отменой | Заявка «{Название типа заявки}» отменена | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Заявка успешно завершена. Выполнен финишный этап заявки сотрудника (нет активных или завершённых с отменой этапов) | Заявка «{Название типа заявки}» успешно завершена | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Сотрудник не ознакомился с корп. документом. Есть версия ЛНА, с которой должен ознакомиться сотрудник | Ознакомление с корпоративными документами компании | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Корп. документ X дней на ознакомлении у сотрудника. С публикации версии ЛНА прошло Х дней (исключая день публикации, включая сегодняшний) и сотрудник не ознакомился с версией | Ознакомление с корпоративными документами компании | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Переход активного этапа заявки с планированием графика отпусков на сотрудника | График отпусков на {год планирования} год в {Компания} | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Заявка с планированием графика отпусков успешно завершена | Согласован график отпусков на {год планирования} год в {Компания} | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Этап заявки с планированием графика отпусков на сотруднике, до дедлайна <= Х дней | Срок планирования графика отпусков подходит к концу | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | До окончания срока действия МЧД осталось Х дней | Важно! Истекает срок действия МЧД | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Сотрудник | Возврат на доработку сотруднику. Заявка возвращена сотруднику на этап, который необходимо доработать | Вернули на доработку «{Название типа заявки}» | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Возврат на доработку сотруднику (график отпусков). Заявка с планированием графика отпусков возвращена сотруднику на этап, который необходимо доработать | Вернули на доработку график отпусков на {год планирования} год в {Название компании} | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Корп.документы — уведомление сразу после публикации для сотрудников. Есть версия корпоративных документов, которая стала доступной для ознакомления после публикации | Ознакомление с корпоративными документами компании | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Сотрудник | Регистрация в КЭДО: смена телефона | Изменение номера телефона в сервисе HR Tek | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Создатель заявки | Активный этап заявки перешел на создателя и действие, которое привело к этому этапу, выполнено другим пользователем | Этап перешел на создателя | Нет | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Создатель заявки | Активный этап заявки на создателе и до дедлайна этапа > Х дней (включая сегодняшний день) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Создатель заявки | Активный этап заявки на создателе и до дедлайна этапа <= Х дней (включая сегодняшний день) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Создатель заявки | Возврат на доработку создателю заявки. Заявка возвращена создателю заявки на этап, который необходимо доработать | Вернули на доработку заявку сотрудника | Нет | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Есть заявки с активными этапами на группе(ах) пользователя и/или его дочерних группах | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Есть заявки с активными этапами на группе(ах) пользователя, необходимо обработать только свои заявки | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Активный этап заявки перешёл на группу пользователя, дедлайн при наличии (для массовых заявок дополнительно обязательное условие — предыдущий этап был на сотруднике) | Необходимо {действие} документы для заявки сотрудника {Компания} | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Этап заявки с планированием графика отпусков перешёл на группу | Согласовать график отпусков на {год планирования} год: {ФИО сотрудника} | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Приближается дедлайн этапа на группе в заявке с планированием графика отпусков. Сроки планирования графиков отпусков подходят к концу. Уведомление направляется только для роли «Менеджер графика отпусков» | Сроки заполнения графиков отпусков на {год планирования} год подходят к концу | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Планирование графиков успешно завершено. Уведомление направляется только для роли «Менеджер графика отпусков» | Завершен сбор графиков отпусков на {год планирования} год ({Компания}) | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Приближается дедлайн заявок с планированием графика отпусков. Уведомление направляется только для роли «Менеджер графика отпусков» | Сроки планирования графиков отпусков на {год планирования} год подходят к концу | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Отказ от подписания в заявке | Отказ от подписания заявки «{Тип заявки}» | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | У пользователей осталось Х дней до окончания срока действия МЧД. Уведомление направляется только для роли «Редактор МЧД» | Важно! Истекает срок действия МЧД | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Уволен сотрудник с МЧД. Уведомление направляется только для роли «Редактор МЧД» | Важно! Увольняется пользователь с действующей МЧД | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | В компании включена настройка «Безопасный доступ в соответствии с профилями сотрудников». Всем сотрудникам добавлены значения профилей | Обратите внимание: включен безопасный доступ по профилями сотрудников | Да | Нет | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | В компании отключена настройка «Безопасный доступ в соответствии с профилями сотрудников». У сотрудников удалены значения профилей | Обратите внимание: отключен безопасный доступ по профилями сотрудников | Да | Нет | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Ни одному представителю компании не выдан доступ к профилю(ям) | Обратите внимание: профиль не используется представителями компании {Компания} | Да | Нет | Нет | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Заявка возвращена группе пользователя на этап, который необходимо доработать | Вернули на доработку заявку сотрудника {Компания} | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Задача не выполнена сотрудником, активный этап заявки на сотруднике и до дедлайна этапа < Х дней | Заявки, необработанные в срок сотрудниками | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Нет ознакомления с корп. документом от сотрудника. Есть версия корпоративных документов, с которой должен ознакомиться сотрудник | Сотрудники не подписали корп. документ {Название корп. документа} в срок | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Представитель компании | Заявка отменена участником процесса | Заявка «{Название типа заявки}» отменена | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Заявка отменена при наступлении дедлайна | Заявка «{Название типа заявки}» отменена по дедлайну | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Заявка перешла на следующий этап при наступлении дедлайна | Заявка «{Название типа заявки}» переведена на следующий этап | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Представитель компании | Удалено подразделение | Бизнес-процесс отключен из-за удаления подразделения | Да | Нет | Нет | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Активный этап заявки подчинённого перешёл на его руководителя (по любому методу выбора руководителя) | Заявка от сотрудника | Нет | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Активный этап заявки подчинённого перешёл на его руководителя (по любому методу выбора руководителя) и до дедлайна > Х дней (включая сегодняшний) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Руководитель | Активный этап заявки подчинённого перешёл на его руководителя (по любому методу выбора руководителя) и до дедлайна <= Х дней (включая сегодняшний) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Руководитель | Этап заявки с планированием графика отпусков сотрудника перешел на его руководителя | Вам на согласование отправлен график отпусков на {год планирования} год от сотрудника: {ФИО сотрудника} ({Компания}) | Нет | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Приближается дедлайн подчинённых в заявках с планированием графика отпусков. Сроки планирования графиков отпусков подчинённых подходят к концу | Сроки заполнения графиков отпусков на {год планирования} год подходят к концу | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Создано планирование графиков отпусков | Создано новое планирование графиков отпусков | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Необходимость обработать заявки подчинённых в КЭДО | Заявки подчиненных ожидают ваших действий в КЭДО | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Руководитель | Возврат на доработку руководителю. Заявка возвращена руководителю на этап, который необходимо доработать | Вернули на доработку заявку сотрудника | Нет | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Задача не выполнена подчинённым сотрудником. До дедлайна < X дней. Активный этап заявки на сотруднике и до дедлайна этапа < Х дней | Заявки, необработанные в срок подчинёнными | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Руководитель | Нет ознакомления с корп. документом от сотрудника. Есть версия корпоративных документов, с которой должен ознакомиться сотрудник. Уведомление формируется по непосредственным подчинённым по типу оргструктуры, указанной в параметрах ЛНА | Сотрудники не ознакомились с корп. документом {Название корп. документа} | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Руководитель | Этап заявки с планированием графика отпусков перешёл на ассистента (график отпусков) | Вам на согласование отправлен график отпусков на {год планирования} год от сотрудника: {ФИО сотрудника} ({Компания}). | Нет | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | По заявке пришёл отказ от подписания | Отказ от подписания заявки «{Название типа заявки}» | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Заявка отменена участником процесса | Заявка «{Название типа заявки}» отменена | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Заявка отменена при наступлении дедлайна | Заявка «{Название типа заявки}» отменена по дедлайну | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Руководитель | Заявка перешла на следующий этап при наступлении дедлайна | Заявка «{Название типа заявки}» переведена на следующий этап | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Активный этап заявки перешёл на ассистента и действие, которое привело к этому этапу, выполнено другим пользователем | Вам отправлена заявка «{Название типа заявки}» от сотрудника {Компания}: {ФИО сотрудника} | Нет | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Активный этап заявки на ассистенте и до дедлайна этапа > Х дней (включая сегодняшний день) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Ассистент руководителя | Активный этап заявки на ассистенте и до дедлайна этапа <= Х дней (включая сегодняшний день) | Проверить заявку в VK HR Tek | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Ассистент руководителя | Необходимость обработать заявки сотрудников в КЭДО | Заявки сотрудников ожидают ваших действий в КЭДО | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Ассистент руководителя | Возврат на доработку ассистенту. Заявка возвращена ассистенту на этап, который необходимо доработать | Вам вернули на доработку заявку «{{ .EventTypeName }}» от сотрудника {Компания}: {ФИО сотрудника} | Нет | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Нет ознакомления с корп. документом от сотрудника. Есть версия корпоративных документов, с которой должен ознакомиться сотрудник | Сотрудники не подписали корп. документ {Название корп. документа} в срок | Да | Да | Да | Настройка времени отправки |
Ассистент руководителя | По заявке пришёл отказ от подписания | Отказ от подписания заявки «{Название типа заявки}» | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Заявка отменена участником процесса | Заявка «{Название типа заявки}» отменена | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Заявка отменена при наступлении дедлайна | Заявка «{Название типа заявки}» отменена по дедлайну | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Ассистент руководителя | Заявка перешла на следующий этап при наступлении дедлайна | Заявка «{Название типа заявки}» переведена на следующий этап | Да | Да | Да | с 9:00 до 21:00 |
Чтобы сотрудник смог получать уведомления в Telegram, он должен самостоятельно подключить уведомления от Telegram-бота в Профиле.
Лимит на ежедневные повторы уведомлений по этапу заявки без дедлайна — 5 СМС.
Все дедлайны и уведомления рассчитываются с учётом индивидуального рабочего графика сотрудника.
Что это значит:
- Дата завершения этапа выпадает на рабочий день исполнителя, а не на календарный.
- Уведомления приходят:
- за N рабочих, а не календарных дней до события;
- или через N рабочих дней после события.
- Учитывается график:
- получателя уведомления;
- или сотрудника, о котором идёт речь в уведомлении.
Больше никаких писем «в выходной» или некорректных сроков.
Пользователи могут получать push-уведомления в мобильном приложении VK HR Tek.
Для дефолтных уведомлений с каналом отправки СМС будет работать следующая логика:
- если push-уведомления включены, тогда push-уведомление придёт пользователю:
- если push в течение 10 мин не будет прочитан, следом придёт СМС,
- если push будет прочитан, то СМС не придёт.
- если push-уведомления не включены или у пользователя нет мобильного приложения, то сразу придёт СМС.
Также канал push-уведомлений появился для ряда кастомных уведомлений. По умолчанию push-уведомления будут выключены.
Начиная с версии 2026.04 приоритетным каналом отправки одноразовых кодов подтверждения для входа в сервис VK HR Tek станет меccенджер MAX:
- если у пользователя есть MAX, то одноразовый код придёт в мессенджер (чат-бот «Коды подтверждения»), не по СМС;
- если у пользователя есть MAX, но push-уведомление не доставлено/не открыто, то одноразовый код придёт в СМС через одну минуту после неуспешной доставки в MAX;
- если у пользователя нет MAX, тогда одноразовый код будет сразу отправлен по СМС.