Создание корп. документа

Чтобы создать корпоративный документ, необходимо:

1. Перейти в Сервисы компании → Корп. документы и нажать на кнопку Новый документ.
2. В форме Новый документ заполните следующие поля: Настройки документа

• Название документа*. Введите название корп. документа.
• Кадровый документ. Если корп. документ является кадровым, то выберите вариант «Да», иначе — вариант «Нет».
• Код кадрового документа*. Если документ является кадровым (в поле Кадровый документ выбран варинат «Да»), то обязательно выберите код документа из списка. В списке перечислены коды и названия кадровых мероприятий согласно приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н.
• Скрывать версии документа после ознакомления сотрудником. Если документ нужно оставить доступным для сотрудника после ознакомления, выберите вариант «Нет». А чтобы корп. документ исчез из общего списка документов после того, как сотрудник ознакомился с ним, выберите вариант «Да».

Настройки публикации

• Юрлицо*. Выберите название своей компании из списка, если компания входит в аккаунт.
• Добавить сотрудников. Выберите один из вариантов: Вручную или Загрузить список.

Для варианта Вручную:

• Тип оргструктуры. Выберите Юридическую или Управленческую оргструктуру.
• Подразделение. Выберите одно подразделение компании, в котором работают сотрудники, которые должны ознакомиться с корп. документом. Или оставьте поле пустым, тогда корп. документ станет доступным для ознакомления всем сотрудникам юрлица.
• Включая руководителя подразделения. Включите опцию, чтобы руководитель подразделения был добавлен в список сотрудников для выбора.
• Должность. Выберите хотя бы одно название должности подразделения из списка. Или оставьте поле пустым, тогда с корп. документом смогут ознакомиться все сотрудники выбранного подразделения.
• Сотрудники. Введите табельный номер или ФИО сотрудника. Оставьте поле пустым, тогда с корпоративным документом смогут ознакомиться все доступные сотрудники.

Для варианта Загрузить список:

• Сотрудники. Загрузите список сотрудников через csv-файл.

Загрузка нового csv-файла приводит к автоматическому удалению ранее загруженного файла и его замене на новый. Также можно отдельно удалить уже загруженный файл вручную.

Шаблон для загрузки сотрудников по EmployeeID.csv

Шаблон для загрузки сотрудников по Табельному номеру.csv

Шаблон для загрузки сотрудников по Персональному номеру.csv

Настройки версии

• Дата, когда версия документа станет доступна для ознакомления*. В календаре выберите доступную дату, когда сотрудники смогут ознакомиться с корп. документом.
• Дата окончания действия версии документа. В календаре выберите любую дату, следующую за датой, доступной для ознакомления с корп. документом. Или оставьте поле пустым, тогда документ станет бессрочным для ознакомления.
• Подтверждение ознакомления. Выберите способ подписания документа: простая электронная подпись (ПЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись / усиленная квалифицированная электронная подпись (УНЭП/УКЭП).
• Версия документа*. Прикрепите документ в формате pdf.
• Документ утвержден приказом. Выберите один вариант: «Да» или «Нет».
• Дата документа*. В календаре выберите дату документа или дату приказа, которым был утвержден документ.
• Номер документа. Введите номер документа или номер приказа, которым был утвержден документ.

Поля, выделенные звездочкой (*), являются обязательными для заполнения.

3. Нажмите кнопку Опубликовать.
4. Подтвердите публикацию. Сотрудники подразделения получат уведомления о публикации нового документа.