Создание дочерней заявки из заявки без сотрудника

Настройка бизнес-процесса без участия сотрудника является платной. Для подключения бизнес-процесса обратитесь в техническую поддержку.

В разделе Сервисы компании → Заявки откройте родительскую заявку без участия сотрудника на этапе Завершено или Отказ от подписания.

1. На странице заявки нажмите кнопку Создать дочернюю заявку.

2. В форме Создание дочерней заявки заполните следующие поля:

• Юрлицо. Выберите название своей компании из списка, если компания из исходной заявки входит в аккаунт:
  • если выбрана компания как в исходной заявке, то будут доступны все привязанные к этой компании типы заявок;
  • если выбрана другая компания из аккаунта, то доступны только типы заявок без копирования документов из исходной заявки;
• Тип рассылки. Выберите вариант На одного сотрудника;
• ФИО сотрудника. Введите имя сотрудника или его табельный номер. Из найденного списка сотрудников выберите нужного;
• Тип заявки. Из выпадающего списка выберите название бизнес-процесса, на основе которого будут копироваться атрибуты и документы в создаваемой заявке.

3. В блоке Копирование в новую заявку перечислены документы и данные (атрибуты), которые будут скопированы в дочернюю заявку, если в типе новой заявки есть такие же поля и типы документов. Все данные и документы перенесутся в заполненном виде и со всеми подписями.
4. Нажмите кнопку Создать.

После создания в дочерней заявке появится ссылка на родительскую в блоке Связанные заявки. Перейдите по ссылке, если хотите вернуться к исходной заявке.

После создания дочерних заявок в родительской появится ссылка на связанные заявки.

Также в случае когда дочерняя заявка переходит на этап Завершено или Отказ от подписания, можно создавать новые дочерние заявки для текущей, если это предусмотрено для бизнес-процесса. Ссылка на список дочерних заявок отобразится рядом с родительской в блоке Связанные заявки.

Перейдите к списку дочерних заявок. Список дочерних заявок заранее отфильтрован по родительской заявке.

Другие фильтры, которые применимы для списка:

По сотруднику — выбор одного значения из предложенного списка с возможностью текстового поиска по ФИО или табельному номеру сотрудника.

По этапу заявки — выбор любого количества значений из предложенных вариантов: Загрузка, Подписание, Проверка, Успешно закрыты, Отменены, В бумаге.

По типу заявки — выбор любого количества значений из предложенных вариантов бизнес-процессов, которые есть в компании.

По юрлицу — как правило, здесь уже указано название вашей компании и поле недоступно для редактирования. В случае если к вашему аккаунту привязано несколько юридических лиц, то в этом фильтре можно выбрать все юрлица или одно из них.

По подразделению — выбор одного значения из предложенного списка с возможностью текстового поиска.

По сегментам — выбор любого количества значений из предложенных вариантов. Пример: офис, склад, название города или помещения.

На чьей стороне — выбор одного значения из предложенных вариантов: Компания или Сотрудник. При применении варианта Компания будут отображаться заявки с согласующими руководителями, а также с пользователями с ролями Отдел кадров, Бухгалтерия и др.

По причине отмены заявки — выбор любого количества значений из предложенных вариантов: По дедлайну, Отменено сотрудником, Отменено представителем компании, Изменен порядок оформления, Сотрудник уволен.

По типу документа — выбор любого количества значений из предложенных типов документов, которые есть в бизнес-процессах компании.

По пакету заявки — выбор одного значения из предложенного списка с возможностью текстового поиска. В списке перечислены названия массовых рассылок, созданных при создании заявки с типом Массовая рассылка.

По дате завершения заявки — выбор любой даты из открывшегося календаря. При этом нет необходимости указывать весь период, можно выбрать одну дату либо начала, либо окончания периода.

По дате окончания дедлайна активного этапа — выбор любой даты из открывшегося календаря. При этом нет необходимости указывать весь период, можно выбрать одну дату либо начала, либо окончания периода.

В момент применения фильтров происходит поиск заявок и список заявок автоматически обновляется.

При необходимости вы можете сбросить любой из установленных параметров:

• если параметр предполагает одно значение, то нажмите «Х» справа от этого значения;
• если параметр предполагает множественный выбор, то откройте список вариантов и снимите галочки у соответствующих чекбоксов;
• для сброса даты завершения заявки кликните на дату и нажмите Сбросить внизу открывшегося календаря.

Чтобы сбросить сразу все параметры фильтра, нажмите кнопку Сбросить в правом верхнем углу формы.

Для выхода из формы установки фильтра нажмите на любое место на странице за пределами этой формы. Список заявок на странице будет отображаться с учетом настроенного фильтра.

В разделе Сервисы компании → Заявки откройте родительскую заявку без участия сотрудника на этапе Завершено или Отказ от подписания.

1. На странице заявки нажмите кнопку Создать дочернюю заявку.
2. В форме Создание дочерней заявки заполните следующие поля:

• Юрлицо. Выберите название своей компании из списка, если компания из исходной заявки входит в аккаунт:
  • если выбрана компания как в исходной заявке, то при выборе типов заявок без копирования и с копированием документов, заявки с такими типами будут доступны всем сотрудникам;
  • если выбрана другая компания из аккаунта, то для всех сотрудников доступны только типы заявок без копирования документов;
• Тип рассылки. Выберите вариант Массовая рассылка;
• Тип заявки. Из выпадающего списка выберите название бизнес-процесса, на основе которого будут копироваться атрибуты и документы в создаваемой заявке.

3. В блоке Копирование в новую заявку перечислены документы и данные (атрибуты), которые будут скопированы в дочернюю заявку, если в типе новой заявки есть такие же поля и типы документов. Все данные и документы перенесутся в заполненном виде и со всеми подписями.
4. Нажмите кнопку Создать.

При создании заявки с копированием документов отсутствует поле для загрузки документов.

Для дочерней заявки с массовой рассылкой укажите:

• Название массовой рассылки. Введите новое название рассылки. Новые заявки будут созданы для всех выбранных вами сотрудников. Будьте внимательны, если массовая рассылка уже была создана с таким названием, чтобы не создать дублирующие заявки;
• Тип оргструктуры. Выберите Юридическую или Управленческую оргструктуру;
• Подразделение. Выберите одно подразделение компании, в котором работают сотрудники, для которых создается рассылка;
• Сотрудники. Введите табельный номер или ФИО сотрудников или выберите сотрудников из выпадающего списка. Также можно выбрать всех сотрудников подразделения.

Нажмите кнопку Создать и подтвердите рассылку. Будет создано количество заявок, равное количеству сотрудников в массовой рассылке.

После создания массовой рассылки дочерних заявок в родительской появится ссылка на связанные заявки.