Создание заявки с массовой рассылкой

При создании заявки с массовой рассылкой документ, который будет направлен сотрудникам и другим участникам процесса, будет одинаковым для всех. Таким образом, рекомендуется рассылать только неперсонализированные документы/заявки.

Чтобы создать новую заявку с массовой рассылкой документов всем или нескольким сотрудникам компании/подразделения, необходимо:

1. Перейти в Сервисы компании → Все заявки и нажать кнопку Создать заявку.
2. В форме Создание заявки заполните следующие поля:

• Юрлицо. Выберите название своей компании из списка, если подключены к аккаунту компаний;
• Тип рассылки. Выберите вариант Массовая рассылка;
• Тип заявки. Из выпадающего списка выберите название бизнес-процесса, по которому будут загружаться/подписываться/согласовываться документы в создаваемой заявке.

3. Нажмите кнопку Продолжить.

4. Заполните значения для конкретного бизнес-процесса:

• Название массовой рассылки. Введите новое название рассылки. Новые заявки будут созданы для всех выбранных вами сотрудников. Будьте внимательны, если массовая рассылка уже была создана с таким названием, чтобы не создать дублирующие заявки;
• Тип оргструктуры. Выберите Юридическую или Управленческую оргструктуру;
• Подразделение. Выберите одно подразделение компании, в котором работают сотрудники, для которых создается рассылка;
• Сотрудники. Введите табельный номер или ФИО сотрудников или выберите сотрудников из выпадающего списка. Также можно выбрать всех сотрудников подразделения;
• Документ. Прикрепите документ в формате pdf, требующийся для данного процесса;
• Дата документа. Выберите дату документа в календаре;
• Номер документа. Номер обязателен, если он есть у документа;

5. Нажмите кнопку Создать.
6. Подтвердите рассылку. Будет создано количество заявок, равное количеству сотрудников в массовой рассылке.

При создании заявки с другим типом заявки и с массовой рассылкой может быть представлен иной список атрибутов для заполнения.

Доступные типы атрибутов:

• дата;
• текст;
• выбор из заданных вариантов (без зависимостей);
• файлы — с возможностью одиночного или множественного добавления.

Чтобы сократить время на выбор сотрудников для массового создания заявок в тех случаях, когда списки сотрудников ведутся и согласуются вне КЭДО, воспользуйтесь загрузкой списка сотрудников через CSV-файл.

Опцию необходимо включить в настройках бизнес-процесса.

Работа с опцией:

1. В форме создания заявки с типом рассылки «Массовая рассылка» загрузите список сотрудников из файла .csv. Вариант с ручным выбором сотрудников остаётся доступным.
2. После загрузки файла система должна отобразить уведомление об успешном добавлении сотрудников.
3. Если в файле обнаружена хотя бы одна блокирующая ошибка из возможных типов, загрузка считается неуспешной — отображается сообщение в зависимости от ошибки.

Загрузка файла .csv доступна при одновременном выполнении следующих условий:

1. Размер файла — не более 2 МБ.
2. Каждая строка файла соответствует одному сотруднику.
3. Строка содержит поля:

• EmployeeID, обязательное.
• ФИО и прочие поля, необязательные.

Шаблон для загрузки сотрудников по EmployeeID.csv

Также в интерфейс массовой рассылкой добавили возможность отфильтровать список сотрудников по должности. Должности в списке для выбора приведены в алфавитном порядке.