Настройки планирования

Для создания планирования графиков отпусков в Кабинете компании → Настройки → Графики отпусков нажмите кнопку Создать новое планирование.

Можно создать только одно планирование на следующий год.

В форме Создание нового планирования заполните:

1. Основные настройки — Дата окончания планирования

   Указанная дата будет использована для расчета дедлайнов этапов планирования.

2. Расчет количества дней отпуска — Добавлять остатки отпусков за предыдущие периоды

   Выберите вариант Да, если хотите просматривать неиспользованные дни отпуска сотрудников за прошедшие годы, иначе выберите Нет. Дни отпуска, запланированные до конца года, будут вычитаться из суммы остатков.

Нажмите кнопку Далее.

Для компании, в которой несколько юрлиц объединены в один аккаунт, помимо даты окончания планирования и расчета количества дней отпуска можно выбрать несколько или все компании аккаунта в списке Создать планирование в других юрлицах аккаунта.

Обратите внимание, что выбрать сотрудников и запустить создание задач для них нужно будет вручную в каждой компании отдельно.

В блоке Проверки при заполнении графика кадровый сотрудник может задать правила проверки, которые будут срабатывать при заполнении графика сотрудниками.

Обязательные правила проверки заполнения:

• Отпуска планируются в рамках следующего года.
• Дата начала отпуска не может быть позже даты окончания отпуска.
• Отпуска не могут пересекаться.
• Нельзя выбрать только выходные.
• Нельзя оформить два однодневных отпуска, исключая выходные/праздники между ними.

По умолчанию установлены проверки, которые можно убрать или скорректировать:

• Можно запланировать только рассчитанное для сотрудника количество дней, т.е. нельзя запланировать больше дней отпуска, чем доступно сотруднику.
• Сотрудник должен запланировать все дни, что ему доступны, но может дополнительно указать и больше дней.
• Хотя бы один отпуск должен быть не менее 14 календарных дней.
• Минимальная длительность отпуска. Введите минимальное число рабочих или календарных дней, которое сотрудник сможет указать при планировании графика.

Другие опциональные проверки:

• Максимальная длительность отпуска. Введите максимальное число рабочих или календарных дней, которое сотрудник сможет указать при планировании графика.
• Количество дней в отпуске должно быть кратно. Введите цифру, которой должно быть кратно количество дней в одном отпуске.

В блоке Заполнение сотрудником заполните поля:

• Последний день для заполнения графиков сотрудниками. Укажите дату, до которой сотрудник должен заполнить график отпусков. Дата заполнения сотрудником не должна совпадать с датой окончания планирования, так как еще будут этапы согласования. Если график не будет заполнен сотрудником вовремя, задача автоматически перейдет на следующий этап с пустым графиком.
• Сотрудник может видеть графики коллег. Выберите вариант Да, если разрешаете сотрудникам просматривать графики коллег, иначе выберите Нет. Настройка позволит планировать отпуск сотрудникам, ориентируясь на закрепленные календари коллег.
• Тип списка коллег. Если в поле Сотрудник может видеть графики коллег был выбран вариант Да, то из списка выберите пункт По подразделению или Все сотрудники. При выборе пункта По подразделению коллеги будут определяться по настройкам на этапе Согласования графиков.
• Сотрудник может оставить комментарий при заполнении графика. Выберите вариант Да, если хотите разрешить комментарии от сотрудников, иначе выберите Нет.
• Добавьте комментарий от лица компании. Этот комментарий будут видеть участники планирования при работе с графиком.

Нажмите кнопку Далее.

Согласовывать графики отпусков в компании могут руководители и/или представители компании. Для этого в поле Добавить согласование руководителями и/или Добавить согласование специалистами выберите вариант «Да».

Если для компании в VK HR Tek выгружена или создана оргструктура (управленческая или юридическая), то по умолчанию будет выставлен флаг Согласования по оргструктуре. Если есть обе, выберите один тип оргструктуры: Управленческая или Юридическая, по которому будут согласовываться графики отпусков сотрудников.

Если нужно согласование непосредственным руководителем сотрудника, указанным ему в 1С, то снимите флажок Согласования по оргструктуре и укажите, на сколько уровней вверх (от 1 до 3) должно пойти согласование.

При выборе управленческого типа оргструктуры укажите дату в поле Последний день для проверки графика руководителями. Дата будет актуальна для всех согласующих руководителей. Если проверка не будет выполнена в указанный срок, график автоматически перейдет на следующий этап.

Количество уровней согласований по управленческой структуре может настроить Администратор КЭДО в Кабинете компании → Компания (аналогично другим типам заявок). По умолчанию все руководители согласуют графики всех подчиненных. Обратите внимание, что эта настройка будет применена к задачам на сотрудников, только если сделать ее после создания планирования и ДО создания задач на сотрудников.

При выборе юридического типа оргструктуры необходимо:

• выбрать Количество согласований по иерархии вверх;
• указать дату в поле Последний день для проверки графика руководителями. Дата будет актуальна для всех согласующих руководителей. Если проверка не выполнена, график автоматически перейдет на следующий этап.

Руководителям можно разрешить редактировать графики отпусков. Для этого в поле Разрешать руководителям редактировать график сотрудника выберите вариант «Да».

При добавлении этапа согласования необходимо:

• выбрать Роль сотрудника, который должен согласовать график;
• указать дату в поле Последний день для проверки графика. Если проверка не выполнена, график автоматически перейдет на следующий этап.

Чтобы разрешить специалисту редактировать графики отпусков, в поле Может редактировать график во время проверки выберите вариант «Да».

Также можно добавить дополнительные этапы согласования специалистом по нажатию кнопки , если этого требует бизнес-процесс.

После заполнения всех обязательных полей нажмите кнопку Создать.

Новое планирование графиков отпусков перейдет в статус Создано.

Для просмотра деталей созданного планирования нажмите кнопку Подробнее.