Выбор согласующих в заявках

При создании заявки можно указывать одного или нескольких согласующих в бизнес-процессе. Для выбора согласующих может быть доступен список всех неуволенных сотрудников в рамках компании/аккаунта или группы в компании.

Настройка этой функции является платной. Для подключения обратитесь в поддержку VK HR Tek support@hrtek.ru.

В зависимости от бизнес-процесса для опции выбора согласующих предусмотрены следующие условия:

• согласующих может быть несколько (по количеству этапов, где указана возможность выбора);
• если опция предоставлена, то обязательно выбрать хотя бы одного согласующего;
• список для выбора: список всех неуволенных сотрудников в рамках компании/аккаунта или группы в компании;
• опция может быть доступна для любого исполнителя стартового этапа заявки.

В любом бизнес-процессе (БП) для любой роли можно разрешить выбирать конкретного сотрудника для выполнения этапа в создаваемой заявке.

Выбор согласующих происходит в момент создания заявки. Если на этапе заявки потребуется добавить или изменить согласующих — это возможно только через отмену текущей и создание новой заявки.

Выбирать согласующих можно из множеств:

• Все неуволенные сотрудники компании или всех компаний аккаунта, где создается заявка.
• Все пользователи, у которых есть группа, связанная с этой ролью, в компании, где создается заявка.

Выбор согласующего может быть обязательным — при создании заявки пользователь должен обязательно выбрать исполнителя. Выбрать можно только одного исполнителя для роли. Пользователи с ролями могут выполнять как последовательные, так и параллельные этапы. Выбирать согласующих можно как для единичных заявок, так и для массовых рассылок.

Если исполнитель не назначен для этапов с необязательным выбором и множеством «все сотрудники компании аккаунта», то этап будет пропущен в последовательности этапов заявки.

При необязательном выборе в рамках группы вне зависимости от того, был ли выбран конкретный пользователь с группой или нет, этап пропущен не будет — его сможет выполнить любой пользователь с такой же группой в компании.

Совместно с аналитиками сервиса VK HR Tek можно создавать различные типы БП с выбором согласующих в зависимости от потребностей компании.

Аналитики в json-файле БП прописывают роль, которая будет согласовывать этап заявки. Для роли с таким свойством можно указать опции:

• множество для выбора: компания/аккаунт/группа (обязательно);
• обязательность выбора, если опция не заполнена — выбор согласующего необязательный (необязательно).

Создавать заявки с выбором согласующих, если это было настроено для БП, могут представитель компании и согласующий руководитель в Кабинете компании, а также сотрудник в Личном кабинете.

Рассмотрим выбор согласующих в заявке на примере БП «Отзыв из отпуска согласующие». Для других БП наименования ролей и другие настройки могут отличаться.

Чтобы представителю компании создать заявку с выбором согласующих, необходимо:

1. Перейти в Кабинет компании → Заявки и нажать на кнопку Создать заявку.

2. В форме Создание заявки заполните следующие поля:

• Юрлицо. Выберите название своей компании из списка.
• Тип рассылки. Выберите один вариант: На одного сотрудника или Массовая рассылка.
• ФИО сотрудника. Введите имя сотрудника или его табельный номер. Из найденного списка сотрудников выберите нужного.
• Тип заявки. Из выпадающего списка выберите название бизнес-процесса с выбором согласующих.

3. В блоке Выбор согласующих выберите сотрудников, которые обязательно должны согласовать этап заявки, из списков:

• Все пользователи, у которых есть группа, связанная с этой ролью, в компании. В примере группа — это Отдел кадров.
• Все неуволенные сотрудники компании или всех компаний аккаунта. В примере — это Организатор вечеринки.

4. Раскройте блок Выбор дополнительных согласующих, если нужно указать сотрудников, которые будут согласовывать заявку вместе с исполнителями из блока Выбор согласующих. Выбор дополнительных согласующих является необязательным.

Если дополнительный согласующий из множества «все сотрудники компании аккаунта» не назначен, то этап будет пропущен в последовательности этапов заявки.

При необязательном выборе в рамках группы вне зависимости от того, был ли выбран конкретный пользователь с группой или нет, этап пропущен не будет — его сможет выполнить любой пользователь с такой группой в компании.

5. Нажмите кнопку Создать.

После создания заявка сразу же перейдет на этап Загрузка.

На этом этапе прикрепите документ в формате pdf или docx, требующийся для данного процесса, заполните необходимые данные и нажмите кнопку Продолжить.

Заявка перейдет на этап согласования (проверки) к следующему исполнителю.

Чтобы посмотреть этапы заявки с согласующими, откройте необходимую заявку и нажмите кнопку Этапы заявки.

Откроется схема с последовательностью этапов в заявке. При наведении указателя мыши на любой этап заявки появляются подсказки о деталях этапа: статусе этапа; дате и времени получения статуса; роли и ФИО сотрудника, обрабатывающего заявку на текущем этапе; типе заявки / типе документа.