Обновлена: 10 января 2024 г. в 18:20
Добавление и редактирование версии корп. документа
Чтобы добавить новую версию корпоративного документа, необходимо:
- Нажать кнопку в блоке Версия документа.
- В форме Новая версия документа заполните следующие поля:
- Дата, когда версия документа станет доступна для ознакомления. В календаре выберите любую дату, когда сотрудники смогут ознакомиться с корп. документом.
- Дата, когда версия документа перестанет быть доступной для ознакомления. В календаре выберите любую дату, следующую за датой, доступной для ознакомления с корп. документом.
- Подтверждение. Выберите способ подписания документа: простая электронная подпись (ПЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
- Загрузить файл. Прикрепите документ в формате pdf.
- Документ утвержден приказом. Выберите один вариант: «Да» или «Нет».
- Дата документа. В календаре выберите дату документа или дату приказа, которым был утвержден документ.
- Номер документа. Введите дату документа или дату приказа, которым был утвержден документ.
- Нажмите кнопку Опубликовать.
- Подтвердите публикацию. Сотрудники подразделения получат уведомления о публикации новой версии документа.
У корп. документа бывает 3 версии:
- Актуальная (активная). Документ доступен для ознакомления сотрудниками в текущий период времени. Если у документа есть активная версия, то новую версию документа можно добавить только после даты, когда документ перестанет быть доступным для ознакомления. Или удалить активную версию и добавить новую на любую дату.
- Будущая. Дата, когда версия документа станет доступной, еще не настала.
- Прошлая. Настала дата, когда версия документа перестала быть доступной для ознакомления.
Для удаления доступны все версии документа: активные, будущие, прошлые. Чтобы удалить версию, нажмите кнопку в карточке версии. При удалении последней версии документа, удаляется сам документ.
Для редактирования доступны только актуальные (активные) и будущие версии корп. документов. Чтобы изменить версии, нажмите кнопку .
Если с актуальной версией корп. документа уже ознакомился хотя бы один сотрудник, то в активной версии можно будет поменять значения в следующих полях:
- Дата, когда версия документа перестанет быть доступной для ознакомления. Дату можно изменить, если она больше или равна текущей.
- Номер документа. Введите дату документа или дату приказа, которым был утвержден документ.
При редактировании будущих версий корп. документа можно менять значения в полях, аналогичные тем, что доступны в форме Новая версия документа при создании версии.