Добавление и редактирование версии корп. документа

Чтобы добавить новую версию корпоративного документа, необходимо:

1. Нажать кнопку в блоке Версия документа.
2. В форме Новая версия документа заполните следующие поля:

• Дата, когда версия документа станет доступна для ознакомления. В календаре выберите любую дату, когда сотрудники смогут ознакомиться с корп. документом.
• Дата, когда версия документа перестанет быть доступной для ознакомления. В календаре выберите любую дату, следующую за датой, доступной для ознакомления с корп. документом.
• Подтверждение. Выберите способ подписания документа: простая электронная подпись (ПЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
• Загрузить файл. Прикрепите документ в формате pdf.
• Документ утвержден приказом. Выберите один вариант: «Да» или «Нет».
• Дата документа. В календаре выберите дату документа или дату приказа, которым был утвержден документ.
• Номер документа. Введите дату документа или дату приказа, которым был утвержден документ.

3. Нажмите кнопку Опубликовать.
4. Подтвердите публикацию. Сотрудники подразделения получат уведомления о публикации новой версии документа.

У корп. документа бывает 3 версии:

• Актуальная (активная). Документ доступен для ознакомления сотрудниками в текущий период времени. Если у документа есть активная версия, то новую версию документа можно добавить только после даты, когда документ перестанет быть доступным для ознакомления. Или удалить активную версию и добавить новую на любую дату.
• Будущая. Дата, когда версия документа станет доступной, еще не настала.
• Прошлая. Настала дата, когда версия документа перестала быть доступной для ознакомления.

Для удаления доступны все версии документа: активные, будущие, прошлые. Чтобы удалить версию, нажмите кнопку в карточке версии. При удалении последней версии документа, удаляется сам документ.

Для редактирования доступны только актуальные (активные) и будущие версии корп. документов. Чтобы изменить версии, нажмите кнопку .

Если с актуальной версией корп. документа уже ознакомился хотя бы один сотрудник, то в активной версии можно будет поменять значения в следующих полях:

1. Дата, когда версия документа перестанет быть доступной для ознакомления. Дату можно изменить, если она больше или равна текущей.
2. Номер документа. Введите дату документа или дату приказа, которым был утвержден документ.

При редактировании будущих версий корп. документа можно менять значения в полях, аналогичные тем, что доступны в форме Новая версия документа при создании версии.