Работа с отсутствиями сотрудников

В разделе Рабочее время представители компании и руководители могут работать с заявками и календарем отсутствий сотрудников: отпуск, командировка, больничный и др.

Отсутствия сотрудников могут быть разных видов: отпуска/командировки/болезни и другие.

Отсутствия в сервисе VK HR Tek создаются пока только на основании данных, которые передаются из системы управления персоналом по согласованным или прошедшим отсутствиям. Передача происходит автоматически по каждому сотруднику после проведения отсутствия в системе.

На данный момент реализована интеграция для обмена данных с 1С:ЗУП.

Информация об отсутствии обновляется в режиме реального времени. В случае изменения отсутствия на стороне 1С в сервисе будет отменено это отсутствие и создано новое с измененными данными.

В Календаре содержится информация о фактических и запланированных днях отсутствий сотрудников.

Цветовая схема обозначений отсутствий:

белый — запланированный отпуск по графику;

фиолетовый — запланированный отпуск по графику, для оформления которого создана заявка или другой вид отсутствия, созданный и проведенный в системе управления персоналом (без заявки КЭДО);

зеленый — отсутствие, созданное по заявке из КЭДО и проведенное в системе управления персоналом (текущее или запланированное);

серый — отсутствие в прошлом, проведенное в системе управления персоналом;

заштриховано — пересечение отсутствий.

В календаре также подсвечиваются даты праздников (федеральные и региональные, если компания использует и передает региональные календари).

Тип, даты отсутствия указываются в подсказке при наведении на закрашенную ячейку в календаре.

Есть возможность выбрать период отображения данных: месяц или год. При просмотре календаря в формате месяца можно увидеть детализацию по дням, а в формате года — по месяцам.

К отсутствиям в календаре можно применить фильтры:

• По подразделению — выбор одного значения из предложенного списка с возможностью текстового поиска.
• По сотруднику — выбор одного значения из предложенного списка с возможностью текстового поиска по ФИО или табельному номеру сотрудника.
• По виду отсутствия — выбор одного значения из предложенных вариантов: основной/дополнительный отпуск, командировка и т.д.
• По статусу отсутствия — выбор одного значения из предложенных вариантов: запланировано, оформлено, согласовано, в процессе, завершено.

Чтобы просмотреть отсутствия всех сотрудников в календаре, нажмите на кнопку Смотреть все. Откроется страница Календарь рабочего времени, где пользователь будет видеть полный список сотрудников.

В листинге собраны заявки, которые имеют отношение к отсутствиям сотрудников. Сейчас это все типы заявок, в названии которых встречаются слова «отпуск» или «командировка».

• По сотруднику — выбор одного значения из списка с возможностью текстового поиска по ФИО или табельному номеру сотрудника.
• По этапу заявки — выбор любого количества значений из предложенных вариантов: Загрузка, Подписание, Проверка, Успешно закрыты, Отменены, В бумаге.
• По виду отсутствия — выбор одного значения из списка.
• По подразделению — выбор одного значения из списка с возможностью поиска.
• На чьей стороне — выбор одного значения из вариантов: Компания или Сотрудник.
• По причине отмены заявки — выбор любого количества значений из предложенных вариантов: По дедлайну, Отменено сотрудником, Отменено представителем компании, Изменен порядок оформления, Сотрудник уволен.
• По типу документа — выбор любого количества значений из предложенных типов документов, которые есть в бизнес-процессах компании.
• Период отсутствия в указанном промежутке — выбор любой даты из открывшегося календаря. При этом нет необходимости указывать весь период, можно выбрать одну дату либо начала, либо окончания периода.

В момент применения фильтров происходит поиск заявок и список заявок автоматически обновляется.

Отображение отсутствий по всем сотрудникам в компании доступно для пользователя с ролью «Менеджер раздела отсутствий».

Руководители видят в разделе своих прямых подчиненных и сотрудников нижестоящих подразделений (если применимо). В том случае, если пользователь является руководителем нескольких подразделений, то подчиненные будут показаны с разбивкой по подразделениям.

Чтобы открыть информацию о руководителе подразделения сотрудника, нажмите на название подразделения в календаре.

Если пользователь является представителем или руководителем в нескольких компаниях, то нужно выбрать юрлицо, с которым хотите работать.