Отправка пакетной заявки по оргструктуре
Если вы пользуетесь управленческой или юридической оргструктурой (см. статью), вы можете отправить любой документ сразу на всех сотрудников выбранного подразделения или подразделений. Для этого перейдите в раздел КЭДО → Рабочее место кадровика на вкладку Документы КЭДО и нажмите кнопку Создать заявку.
В форме Создание заявки выполните следующие действия:
-
Установите флажок Массовая рассылка.
-
Из списка Тип заявки выберите один тип заявки. Не все заявки можно отправлять пакетной отправкой, а только те, где прикладываемый документ единый для всех сотрудников, например, должностная инструкция. В коробочном решении КЭДО процессы с пакетной отправкой: Должностная инструкция, Корпоративные документы.
-
В поле Название массовой рассылки введите название рассылки, по которому вы позже сможете отслеживать статистику количества сотрудников, которые подписали или не подписали документ. При повторной отправке одного и того же документа на другую группу сотрудников вы можете задать предыдущее название, тогда вам будет доступна общая статистика по всем отправленным документам с указанным названием. Например, 01.10 вы отправили ЛНА на подразделение менеджеров, а 02.10 вы отправили тот же ЛНА на кадровое подразделение. Если указать одинаковое название рассылки, вы увидите общую сводную статистику по заявкам, созданным и 01.10 и 02.10.
-
В поле Документ на подпись загрузите документ на подпись в формате .pdf или .docx. Документы .docx автоматически преобразуются в нужный формат .pdf.
-
В поле Дата документа укажите определённую дату или выберите в календаре.
-
В поле Номер документа укажите необходимый номер, либо оставьте поле пустым, если у документа отсутствует номер.
-
Выберите тип оргструктуры: управленческую или юридическую — в зависимости от того, как распределены нужные вам подразделения.
-
Нажмите кнопку Подбор для выбора сотрудников.
- Например, в форме Управленческая структура вы можете добавлять сотрудников в пакетную заявку как по одному, так и выбирать сразу целые подразделения одним из следующих способов:
- выделить каждого сотрудника отдельно;
- выделить несколько сотрудников из списка: зажать клавишу control (Ctrl) и выделять нужные строки (не отпуская control);
- выделить несколько сотрудников подряд: нажать на нужного из списка, зажать клавишу shift, нажать на последнего из списка (не отпуская shift);
- выделить всех сотрудников: нажать одновременно клавиши command+A (для ОС Windows — Сtrl+A).
- После выделения нужных сотрудников в каждом подразделении дважды нажмите на выделенную строку, чтобы строки с сотрудниками стали светло-серыми. Таким образом, вы закрепляете свой выбор и можете перейти к следующему подразделению. Выбранные сотрудники сохранятся, даже если вы закроете форму.
- После добавления всех сотрудников или подразделений в пакетную заявку в форме Управленческая структура нажмите кнопку Выбрать.
Выбранные сотрудники отобразятся в списке Сотрудник формы Создание заявки.
-
При необходимости вы сможете скорректировать список сотрудников. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на строку с сотрудником и выберите команду Добавить или Удалить.
-
После проверки нажмите кнопку Создать в форме Создание заявки и перейдите к следующим шагам в зависимости от бизнес-процесса. На каждого сотрудника будет создана отдельная заявка.