Правила подготовки шаблона
В систему можно загружать только шаблон в формате DOCX, поэтому вносить изменения в шаблон можно только в DOCX-файле.
При подготовке шаблона пользователь может:
- добавлять/удалять поля в фигурных скобках — {{ плейсхолдеры }}, значения которых автоматически меняются в документе в зависимости от данных сотрудника, компании и бизнес-процесса;
- исправлять текст документа кроме полей.
Изменения в шаблон лучше вносить только после ознакомления с текущим шаблоном. При формировании нового шаблона ориентируйтесь на текущий шаблон, который будет служить образцом.
Текущий шаблон процесса можно скачать только в формате PDF в раскрытом блоке или в истории загрузок (см. Скачивание шаблона). Обратно в систему можно загрузить только шаблон в формате DOCX, а шаблон в формате PDF загрузить не получится.
Чтобы загрузить новый шаблон документа, нажмите кнопку Изменить в раскрытом блоке нужного шаблона.
Перед загрузкой рекомендуется ознакомиться с правилами оформления и файлом примера шаблона. Для этого нажмите на ссылки Правила оформления и Скачать пример (.docx).
Файл с примером также можно переиспользовать для создания нового шаблона. Пример — это образец создания шаблона в формате DOCX, пример одинаковый для всех процессов (типов зявок) компании, не является примером текущего процесса.
В шаблоне можно использовать данные, которые заполнены в заявке, личные данные сотрудника и данные компании. Чтобы использовать эти данные в шаблоне, раскройте Список возможных полей для шаблона.
Поле для шаблона в документе заключено в двойные фигурные скобки и имеет вид {{ .Attribute.Key }}
Шаблон включает:
- Поля для динамических данных, которые есть в текущем типе заявки (например, дата начала отпуска, дата увольнения и т.п.). Поля включают слово .Input в двойных фигурных скобках, например, {{ .Input.DateDismissal }}. Поля для динамических данных могут использоваться в комбинации с динамическим полем опциональных строк таблицы {{ optional_row .Input.Field }}. См. статью Работа с динамическими полями.
- Поля для статических данных пользователя, сотрудника и компании (например, фамилия сотрудника, ФИО директора). Данные заполняются автоматически при генерации документа. Поля включают слова .User, .Employee, .Company в двойных фигурных скобках. Список полей для статических данных приведен в таблице 1.
Таблица 1 — Поля шаблона для статических данных
Название поля в заявке | Название поля для шаблона | Вид данных |
|---|---|---|
Фамилия | {{ .User.LastName }} | данные пользователя |
Имя | {{ .User.FirstName }} | |
Отчество | {{ .User.MiddleName }} | |
Адрес регистрации | {{ .User.RegistrationAddress }} | |
Номер телефона | {{ .User.Phone }} | |
СНИЛС | {{ .User.Snils }} | |
ИНН | {{ .User.Inn }} | |
Серия паспорта | {{ .User.Passport.Series }} | |
Номер паспорта | {{ .User.Passport.Number }} | |
Дата выдачи паспорта | {{ .User.Passport.IssueDate }} | |
Кем выдан паспорт | {{ .User.Passport.IssueOrganization }} | |
Код подразделения выдавшей организации | {{ .User.Passport.IssueOrganizationId }} | |
Дата рождения | {{ .User.Passport.BirthDate }} | |
Место рождения | {{ .User.Passport.BirthPlace }} | |
Фамилия (родительный) | {{ .User.Names.Last.Genitive }} | |
Фамилия (дательный) | {{ .User.Names.Last.Dative }} | |
Фамилия (винительный) | {{ .User.Names.Last.Accusative }} | |
Фамилия (творительный) | {{ .User.Names.Last.Creative }} | |
Фамилия (предложный) | {{ .User.Names.Last.Prepositional }} | |
Имя (родительный) | {{ .User.Names.First.Genitive }} | |
Имя (дательный) | {{ .User.Names.First.Dative }} | |
Имя (винительный) | {{ .User.Names.First.Accusative }} | |
Имя (творительный) | {{ .User.Names.First.Creative }} | |
Имя (предложный) | {{ .User.Names.First.Prepositional }} | |
Отчество (родительный) | {{ .User.Names.Middle.Genitive }} | |
Отчество (дательный) | {{ .User.Names.Middle.Dative }} | |
Отчество (винительный) | {{ .User.Names.Middle.Accusative }} | |
Отчество (творительный) | {{ .User.Names.Middle.Creative }} | |
Отчество (предложный) | {{ .User.Names.Middle.Prepositional }} | |
Идентификатор сотрудника в компании | {{ .Employee.PersonnelNumber }} | данные сотрудника |
Табельный номер | {{ .Employee.DisplayNumber }} | |
Адрес эл. почты | {{ .Employee.Email }} | |
Должность | {{ .Employee.Position }} | |
Должность (родительный) | {{ .Employee.Declensions.Position.Genitive }} | |
Должность (дательный) | {{ .Employee.Declensions.Position.Dative }} | |
Должность (винительный) | {{ .Employee.Declensions.Position.Accusative }} | |
Должность (творительный) | {{ .Employee.Declensions.Position.Creative }} | |
Должность (предложный) | {{ .Employee.Declensions.Position.Prepositional }} | |
Подразделение/отдел сотрудника | {{ .Employee.Unit }} | |
Управленческое подразделение | {{ .Employee.OperationalUnit }} | |
Управленческое подразделение на 1 уровень вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up1 }} | |
Управленческое подразделение на 2 уровня вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up2 }} | |
Управленческое подразделение на 3 уровня вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up3 }} | |
Управленческое подразделение на 4 уровня вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up4 }} | |
Управленческое подразделение на 5 уровней вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up5 }} | |
Управленческое подразделение на 6 уровней вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up6 }} | |
Управленческое подразделение на 7 уровней вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up7 }} | |
Управленческое подразделение на 8 уровней вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up8 }} | |
Управленческое подразделение на 9 уровней вверх | {{ .Employee.OperationalUnits.Up9 }} | |
Юридическое подразделение | {{ .Employee.LegalUnit }} | |
Юридическое подразделение на 1 уровень вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up1 }} | |
Юридическое подразделение на 2 уровня вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up2 }} | |
Юридическое подразделение на 3 уровня вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up3 }} | |
Юридическое подразделение на 4 уровня вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up4 }} | |
Юридическое подразделение на 5 уровней вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up5 }} | |
Юридическое подразделение на 6 уровней вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up6 }} | |
Юридическое подразделение на 7 уровней вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up7 }} | |
Юридическое подразделение на 8 уровней вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up8 }} | |
Юридическое подразделение на 9 уровней вверх | {{ .Employee.LegalUnits.Up9 }} | |
Название компании | {{ .Company.Name }} | данные компании |
ФИО руководителя компании | {{ .Company.LegalInfo.CeoFio }} | |
ФИО руководителя компании (родительный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoFioCases.Genitive }} | |
ФИО руководителя компании (дательный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoFioCases.Dative }} | |
ФИО руководителя компании (винительный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoFioCases.Accusative }} | |
ФИО руководителя компании (творительный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoFioCases.Creative }} | |
ФИО руководителя компании (предложный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoFioCases.Prepositional }} | |
Название должности руководителя компании | {{ .Company.LegalInfo.CeoPosition }} | |
Название должности руководителя компании (родительный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoPositionCases.Genitive }} | |
Название должности руководителя компании (дательный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoPositionCases.Dative }} | |
Название должности руководителя компании (винительный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoPositionCases.Accusative }} | |
Название должности руководителя компании (творительный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoPositionCases.Creative }} | |
Название должности руководителя компании (предложный) | {{ .Company.LegalInfo.CeoPositionCases.Prepositional }} |
Если требуется подготовить шаблон для нового типа заявки или шаблон с новыми полями, которых нет в списке возможных полей, обратитесь в вашему менеджеру ВК.
Правила оформления шаблона носят рекомендательный характер. Проверка по этим правилам в сервисе не производится.
Таким образом, для изменения шаблона необходимо:
- Скачать пример (.docx).
- Внести в пример изменения (ориентируясь на текущий шаблон и ваши потребности):
- поля для заполнения сотрудником или для автозаполнения системой должны быть строго в двойных фигурных скобках, как указано в подсказках. Например, вы можете добавить в шапку заявления ФИО руководителя {{ .Company.LegalInfo.CeoFio }} и должность руководителя {{ .Company.LegalInfo.CeoPosition }}, эти данные будут заполняться автоматически.
- текст заявления вы можете менять на свое усмотрение, например, добавлять ссылки на законы, нормативные документы, удалять ненужные формулировки и др.
- Сохранить изменения в файле шаблона и загрузить его в сервис.