Пояснительная записка

Проектирование системы определяется двумя ключевыми факторами.

1. Нормативное регулирование. Система разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации о кадровом электронном документообороте (Федеральный закон № 377-ФЗ, статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ). Обеспечивается юридическая значимость всех электронных кадровых документов с применением усиленной неквалифицированной (УНЭП) и усиленной квалифицированной (УКЭП) электронной подписи, а также машиночитаемых доверенностей (МЧД).
2. Две модели поставки. Система предлагается заказчикам в двух конфигурациях: облачное решение (SaaS) и локальная установка (On-premise). Выбор модели определяется требованиями организации к уровню контроля над данными и ИТ-инфраструктурой. Функциональность обеих версий реализована на общей кодовой базе, что гарантирует идентичный пользовательский опыт.

1. Обеспечение юридической значимости кадровых документов в электронной форме с применением сертифицированных средств электронной подписи.
2. Унификация кадровых процессов в организациях со сложной корпоративной структурой, включающей множество юридических лиц.
3. Интеграция кадрового документооборота в цифровую экосистему организации — сопряжение с учётными системами, корпоративным порталом и мобильными приложениями.

Система построена по модульному принципу. Каждый модуль реализует законченную бизнес-функцию.

Центральный модуль платформы, автоматизирующий полный цикл обработки кадровых документов. Любой кадровый документ оформляется в виде заявки, которая последовательно проходит этапы жизненного цикла: создание, согласование, подписание, загрузка и проверка.

Система поставляется с набором преднастроенных бизнес-процессов, охватывающих основные кадровые операции:

• Приём на работу — оформление трудового договора и сопутствующих документов.
• Кадровый перевод — изменение должности, подразделения или условий труда сотрудника.
• Увольнение — оформление расторжения трудового договора и сопутствующих документов.
• Отпуска — заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
• Справки — формирование справок с места работы, справок о доходах и иных кадровых документов по запросу сотрудника.

Универсальные процессы позволяют собрать простейший бизнес-процесс по заранее заданному маршруту. С помощью JSON-конфигурации можно построить процессы любой сложности: On-premise клиенты могут сделать это самостоятельно, для SaaS-конфигурации — силами вендора VK HR Tek. Для настройки доступны: гибкая настройка цепочек согласования по оргструктуре, определение маршрутов подписания, установка валидаторов (правил проверки данных), дедлайнов и автоматических действий по их истечении.

Модуль поддерживает массовое подписание пакетов документов в рамках одной заявки и связанные заявки, позволяя выстроить сквозной процесс.

Автоматизирует ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА) организации. Функциональность модуля:

• централизованная публикация корпоративных документов и регламентов;
• адресная или массовая рассылка документов на ознакомление сотрудникам или группам сотрудников;
• контроль сроков ознакомления и статусов (ознакомлен / не ознакомлен);
• формирование выгрузок и отчётности по ознакомлению с ЛНА.

Автоматизирует работу с соискателями на вакантные должности. Функциональность модуля охватывает:

• ведение базы кандидатов с историей взаимодействия;
• управление вакансиями и этапами подбора;
• согласование заявок на подбор персонала;
• коммуникацию с кандидатами через встроенные каналы;
• переход кандидата в статус сотрудника при успешном найме;
• электронный прием на работу.

Автоматизирует полный цикл оформления служебных поездок сотрудников. Функциональность модуля охватывает:

• бронирование билетов и гостиниц в рамках командировочных мероприятий;
• оформление командировочных документов в электронной форме;
• учёт транспортных и представительских расходов, понесённых в ходе командировки;
• подготовку авансовых отчётов по возвращении сотрудника;
• электронный документооборот по всем видам командировочных расходов.

Автоматизирует учёт подотчётных расходов сотрудников. Функциональность модуля охватывает:

• оформление в электронной форме командировочных, транспортных, представительских и товарных расходов;
• формирование авансовых отчётов с приложением подтверждающих документов;
• контроль и учёт подотчётных расходов сотрудников на всех этапах согласования.

Автоматизирует планирование ежегодных отпусков сотрудников. Модуль позволяет:

• формировать график отпусков на календарный год;
• согласовывать даты отпусков между сотрудником и руководителем;
• контролировать пересечения отпусков внутри подразделения;
• вносить корректировки в утверждённый график с сохранением истории изменений.

Календарь отсутствий, доступный сотрудникам и руководителям в интерфейсе системы, наглядно отображает плановые и фактические отсутствия коллег по подразделению.

Формирует единое цифровое пространство сотрудника, обеспечивая внутренние коммуникации и вовлечённость персонала:

• Новости — корпоративная лента новостей.
• Сообщества — тематические группы по интересам, проектам и подразделениям с собственной ролевой моделью.
• Опросы — инструмент сбора обратной связи от сотрудников, голосований и анкетирования.
• Главная страница — настраиваемое рабочее пространство сотрудника с виджетами: новости, календарь, быстрые действия, ссылки на часто используемые разделы.

Автоматизирует кадровый учёт иностранных граждан и взаимодействие с государственными органами. Функциональность модуля охватывает:

• оформление иностранных сотрудников в соответствии с миграционным законодательством;
• ведение миграционного и кадрового учёта иностранных работников;
• формирование и подачу уведомлений в МВД о трудовой деятельности иностранных граждан в электронной форме;
• контроль сроков действия разрешительных документов и своевременное информирование ответственных лиц.

Система разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации о кадровом электронном документообороте (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «Об электронной подписи», Федеральный закон «О персональных данных», подзаконные акты Минтруда России).

Продукт поставляется в двух конфигурациях (SaaS и On-premise) с единой функциональностью. Состав доступных интеграций зависит от модели поставки: например, аутентификация через Госуслуги (ЕСИА) и взаимодействие с платформой «Работа в России» доступны только в облачной версии.

Модульная архитектура позволяет заказчику выбрать именно тот набор модулей, который соответствует текущим потребностям организации, с возможностью последующего расширения.